【南大阪で活躍する介護と医療の会社】自分達に何ができるのか？をテーマにKJ法を使ったグループワーク

株式会社こうのとりは「訪問看護」「訪問看護」「介護の学校」を展開する福祉と医療に特化した南大阪で活躍する企業です。

今回、株式会社こうのとりでのスタッフ全体の取り組みとして、利用者様や患者様のサービスやケア以外に会社や地域に貢献できることとして、自分たちに何ができるのか？ということをテーマにグループワークしました。それでは今回のグループワークの内容について紹介していきます。

KJ法を用いたグループワーク

KJ法とは

会社の取り組みとして、今自分たちがサービス以外に「利用者様・会社・地域のために何ができるのか？」をみんなでグループワークをしました。今回グループワークで用いた方法は「KJ法」です。これによりみんなの貴重な意見や思いをたくさん聞くことができました。

そんなKJ法とは、とりあえず思いついたアイディアをたくさん提案するといったグループワークの方法で「質より量」を求める場合に用いられるグループワークの技術です。まずは、思いついたことをたくさん発表し、その内容をグループ分けして最後には要約することにより、具体的なアイデアにすることが可能なグループワークの方法です。それでは具体的にどういった物品や方法を用いて進めていくのかを解説していきます。

KJ法で用意する物品

用意するものは

・何種類かの色のサインペン(今回は赤、青、黒を使いました)

・大きな紙(今回はA3の用紙を9枚つなげて作りました)

・付箋(今回は4種類のいろんなものを用意しました)

以上で用意は完璧です。各グループに上記の物品を用意しましょう。

KJ法に大切なこと

まずは、「みんなにルールの説明をしましょう。今回私たちは、3つのルールを設けました。

ルール①:「司会進行」を決定しみんなの意見を平等に聞く

ルール②:思いついたアイデアはたくさん提案する

ルール③:提案してくれたアイデアは否定しない※コレ最も大事です。

そしてKJ法の目的と流れをみんなに説明し、それに沿って司会進行がみんなが自由な発言をできるよう促すことが大切です。この司会進行がルールをわかっていないと最後にアイデアをまとめるときにまとまりがなくなってしまうので、司会進行の方は事前にKJ法の知識を学んでおく必要があります。

そして、思いついたことは質は問わず、たくさん発表することです。そのアイデアの中でも、明らかに採用することが難しいアイデアも出てきます。それでいいんです。最終的に何かの糸口やほかのアイデアとミックスすることにより質の高いアイデアになることもあります。参加者はたくさんのアイデアは、無駄ではないことを理解する必要があります。そして、アイデアを否定されるとハードルが上がることにより、KJ法の特徴である「質より量」の強みが生かせなくなりますので注意が必要です。

KJ法の手順

【手順①ブレスト：たくさんのアイデアを付箋に記入して貼り付ける】

時間を設けて、時間内にとりあえずたくさんの思いついたアイデアを付箋に記入して用意した大きな紙に貼り付けていきます。アイデアは、必ず一枚の付箋に一つ記入すれば次のグループ分けをするときにスムーズになります。

【手順②グループピング】

似た様なグループの内容の付箋は固めていく。例：「事務作業」「営業」「利用者関係」など

【手順③２度目のグルーピング】

手順③でグルピングしたアイデアを大きなグループに分けていく。似た様なアイデアの内容の付箋は固めていく。例：「事務作業」「営業」「利用者関係」など

【手順④３度目のグルーピング】

手順④でグループ化したアイデアをさらに大きなグループに分けていく。例：「外でできること」「事務所でできること」「その他」など

【手順⑤図解化】

関係のあるグループやアイデアを「線」で結ぶ。「関係あり」「原因」「結果」「類似」「反対」など。線の上には関係性も記入すれば一目で見て情報を博することが可能です。

【手順⑥文書化】

関係性が示されたらそれを一つのアイデアにする。「～だから～」「～なので～」などの接続詞でつなげながら文章にしてアイデア化します。この時に司会進行の方が参加者の意見を平等に聞けるような環境づくりをすることが重要です。参加者の性格によって、「よく発言する人」と「発言しない人」は分かれます。司会進行の方はそういったところにも気配りをし、あまり発言しない人に対して意見を発言できるように促す必要があります。すごく重要なアイデアが思いついてもアウトプットしていただかないと宝の持ち腐れです。ここでは司会進行の役目がキーポイントになります。

【手順⑥発表】

司会進行の方にまとまったアイデアを発表していただきます。この時に大切なことが「アイデアに対して否定しない」ということです。KJ法はあくまで「質より量」が求められるグループワークです。実際には採用することが難しいアイデアもたくさん出てきますが、それもスタッフみんなの想いとして受け止めることも大切なルールです。

【手順⑦アイデアの採用】

後日、管理者の会議により「利用者様・会社・地域のために何ができるのか？」といったことをテーマに有効的なアイデアを選出していきます。採用したアイデアは、2023年4月から「こうのとりの教科書」という会社のマニュアルに追記し、サービスがない空き時間に行えることとしてスタッフのみんなに認知してもらいます。

このマニュアルは新入社員の方にもしっかりと読んでいただく、マニュアルとなりますので、これからは株式会社こうのとりの業務内容に追加されることとなります。

より質と量を高めるためのポイント

提案してもらうスタッフ達には「あらかじめこのような内容でアイデアを出してもらいますのでリサーチをしておいてください」といった声かけをしておけば、量も質も格段に上がりますのでお勧めいたします。

あるスタッフはテーマに沿った内容に対して他社の取り組みを調べてきたり。あるスタッフは、テーマに沿った内容に対して便利なアプリなどのツールを調べてきたり。

訪問介護、訪問看護は利用者様宅が活躍するフィールドとなりますので、スタッフ同士、日頃話し合う機会があまりないのでたくさんの意見が集まり、会社にとって非常に充実した時間を頂きました。また、自分たちでアイデアを創造し提案し実行するので、スタッフ一人ひとりの主体性と責任感が自然と生まれます。

出来る限りスタッフ一人ひとりの想いをを大切にし、株式会社こうのとりでは今回提案していただいたアイデアや想いを大切に反映していきたいと思います。

スタッフの皆様、貴重な時間と知識をいただき本当に感謝しています。

いつもありがとうございます。

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