企業の年間スケジュールをわかりやすくする為のマニュアル作成

今回は会社のマニュアルとして株式会社こうのとりの年間スケジュールを資料とともに、従業員さんにさらに理解を深めてもらえるように動画もともに作成いたしました。このマニュアルを見れば「何月に飲み会がある」「何月に人事考課が始まり、給与が昇給する」「事業計画の発表時期」「有給休暇の付与」などが一目でわかるようになっております。そんな今回の取り組みはこのような年間スケジュールをさらに把握していただけき、自分自身の自己管理も意識づけようといったものです。そんな取り組みを今回の投稿でご紹介いたします。

年間スケジュールを作成した目的

この年間スケジュールでは、特に大切なイベントや働く従業員さんにとって節目となる会社の取り組みを定めています。それにより総務部や働く従業員さん自身が用意しなければならない書類の作成を前もって行うことができます。また、提出期限が必要な書類も存在します。そういったものに関しては、前もって書類の準備や作成が必要になります。そういったことをしっかりと把握してもらうために、この年間スケジュールを資料として作成いたしました。

そして、資料とともに会社で行う取り組みや行事ごとの大切さやポイントなども動画にすることにより、文章だけでは伝わらない想いを「表情」「声」「雰囲気」「一生懸命さ」そういった非言語コミュニケーションを加えることにより、さらに理解を深めて従業員さんと一緒に取り組んでいきたいという気持ちを乗せて動画を作成いたしました。

こうのとりの年間スケジュールのご紹介

私たちの会社では、4月を始めとし、翌年の3月が終了という年度でスケジュールを定めています。

4月からは人事考課による「給与のアップ」。1年間の働き方を見て、その方の評価分を給与に反映いたします。その評価は、給与だけではなく、賞与の掛け率にも反映いたします。

5月には「スマイルポイントの提出」を行います。株式会社こうのとりでは、みんなの頑張りを評価しようというポイントカードがあります。そのポイントを賞与に+ αの金額を支払うシステムです。

6月には「上期賞与支給」8月には「親睦会」など。こういった流れで、翌年の3月までの計画をスケジュールとして定めています。

またスケジュールに含まれない不定期なものも存在します。それは各種会議や女子会や男子会もあります。そういったものを視覚化したのが今回の取り組みとなります。現在、株式会社こうのとりでは様々なマニュアルを資料として作成し、動画も添えて「こうのとりの教科書」を作成している途中です。

皆様の企業でも、このように目と耳でわかる。年間スケジュールがあれば、便利ではないでしょうか？スケジュールを把握するメリットとしては、前もって準備ができることにより提出の不備が少なくなります。そして、従業員さんが自分たちの管理を行いやすくなります。例えば、「有給休暇の付与がされる日までに残っている有給休暇を消費しよう」という意識づけにもなります。

みんなの会社だからこそ、みんなが把握しておかなければならないと私たちの会社では考えております。

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