訪問介護に必須！実際、たくさんの書類作成が必要です！書類一覧と概要を説明します！
どうも！カイゴミライズアカデミーでの設立を夢見て準備中。そして、介護の資格の講師を務めながら就業中。河野つなきです。今日もお酒を飲んでまったりとブログの時間を過ごしています。誤字がないよう！打線しないよう！テーマに沿って進めていきたいと思います。
今回は、訪問介護事業所としての利用者様に係る監査時に必要な書類に対して取り上げました。監査時にはその他にも、スケジュール表や勤務表も求められることがありますが、今回は監査時に必要書類をまとめてみました。
それでは本題に入ります。
目次
・フェイスシート・アセスメントシート
・訪問介護計画書
・サービス手順書
・支援経過表
・介護保険者証・受給者証の契約・更新
・契約関連書類
・緊急連絡網
・最後に・・・
フェイスシート・アセスメントシート
利用者様の年齢・性別などの基本情報やＡＤＬ（日常生活動作）やＩＡＤＬ（手段的日常生活動作）などを記載する書類です。これを手掛かりにしニーズや課題に対しての目的や計画を作るための素材とします。新規はもちろんのこと、利用者様の状態の変化や介護保険者証、受給者証の変化がある際には作り直さらなければならない書類です。
訪問介護計画書
ケアプランに沿った訪問介護計画書の作成を作らなければなりません。この書類の中に生活する上の課題や目標を記載します。また、ケアプランに書かれたサービス内容や簡単な手順を記載します。その後、利用者さんに署名をもらい、ケアマネージャーに受領書とともにおくらなければなりません。
サービス手順書
計画書では記載されていないサービス内容の詳細を記入します。
例：オムツ交換の場合
- 挨拶・体調の確認→本人様に挨拶し、声掛け、血圧により体調の確認を行う。そのご、サービスの手順について本人様に説明し把握してもらう。
- オムツ交換の準備→陰部洗浄用のバケツにお湯を組み、陰部ふき取り用のタオルを用意する。陰部を流すようのペットボトルにお湯を入れてボーディソープ、衣類の準備を行う
- 陰部洗浄・オムツ交換→ベッドのマットが濡れないようフラットのパットを２枚ひき陰部洗浄を行う。（体位変換時、声掛けし残存能力を生かしたサービスを行う）
- 更衣→本人に衣類を選んでもらい、オムツ交換時に行為を行う。左麻痺なので左から更衣してもらう。
- 片付け→オムツ交換時に使用したものを片付ける。
- 最終確認→記録の記入、本人様に最終確認の声掛け、退室
以上のような詳細を記入する必要があります。サービス引継ぎ時に事前に参考書類として提示することによりスムーズな引継ぎや偏ったサービスにならないようにマニュアルとして置いておく必要があります。
支援経過表
その利用者さんに起こった日常的な事柄を時系列に記入していきます。例えば「〇月〇日〇〇様の担当者会議を行う。別紙参照」
また、区分の変更やサービスの追加やキャンセルも記録として載せていなければ監査の指導対象になります。日々の密な記録で面倒な作業ですがしっかりと記録として残しておく必要があります。また、残しておくことで請求時での間違いやスケジュールの作成時にも役に立つこともあります。
介護保険者証・受給者証の契約・更新
サービスを開始するには、介護保険者証、受給者証といったものがなければいくらサービスを行っても国に請求することができません。まず契約前に介護保険者証、受給者証の確認を行うことが必要不可欠です。
新規の介護保険者証、受給者証の有効期間は基本半年になっており、次からは大体１年間の有効期間になっています。その対象の利用者様の心身の状況が状態からはまず変わることはないだろうと判断された時には２年や３年といった有効期間で発行される例外もあります。介護保険者証のコピー、また障がいのサービスの場合には、受給者証のに契約印を押しコピーを取らなければなりません。それらの保管も監査時には必要になります。
契約関連書類
新規の利用者様から問い合わせや関係機関からの紹介があり、サービスの利用開始する為には、「契約書」
「重要事項説明書」
「個人情報利用同意書」
の署名が必要になります。特に重要事項説明書についてはしっかりと説明する必要があります。料金のことや保険内のサービスでは行えない内容、苦情窓口などサービスを利用するに関して後々トラブルにならないようしっかりと説明し把握してもらう必要があります。
緊急連絡先網
サービス利用に関して、訪問時やサービス中に急病や重大なことが起こった時に連絡するマニュアルが必要です。緊急連絡先には親族の連絡先や主治医の連絡先を記載します。緊急時は命に係わる事例も多いです。緊急時に登録ヘルパーさんでもわかるようにしっかりとしたマニュアル作りが必要です。
最後に・・・
大体になりますが以上の項目が訪問介護事業所として保管が必要な書類になります。
またこの書類の作成はサービス提供責任者に求められる仕事です。これらの書類はしっかりと保管していなければ返金の対象になるものもあります。現場で頑張ることも大切ですが、書類作りも重要な仕事の一つです。現場に加え膨大な書類がありますが忙殺されないように頑張りましょう。日々の書類作成や見直しが必要な業務の一環です。
今回の投稿では、基本的に必要な書類を記載しましたが、その他、加算の体制によりさらに追加で必要な書類もあります。
またどこかの機会で投稿できれば詳しく解説できればと思っています。
